Επικύρωση αντιγράφων ξενόγλωσσων εγγράφων που έχουν εκδοθεί από ημεδαπή διοικητική αρχή

ΘΕΜΑ: «Επικύρωση αντιγράφων ξενόγλωσσων εγγράφων που έχουν εκδοθεί από ημεδαπή διοικητική αρχή».

Θέτουμε υπόψη σας τα ακόλουθα για το αντικείμενο του θέματος:

Με αφορμή το αριθ. πρωτ. 883/22-6-2011 έγγραφο του Διεθνούς Πανεπιστημίου της Ελλάδος (Νομικό Πρόσωπο Δημοσίου Δικαίου), στο οποίο τίθεται υπόψη της Υπηρεσίας μας η άρνηση ορισμένων διοικητικών αρχών και ΚΕΠ να επικυρώσουν αντίγραφα των εγγράφων που εκδίδει (π.χ. πτυχία, αναλυτικές βαθμολογίες κλπ.), με την αιτιολογία ότι τούτα συντάσσονται στην αγγλική γλώσσα και προκειμένου να αρθούν οι όποιες αμφισβητήσεις και να εφαρμόζονται οι διατάξεις κατά ενιαίο και ομοιόμορφο τρόπο από όλη τη Διοίκηση, διευκρινίζονται τα ακόλουθα:

Η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων προβλέπεται από τις διατάξεις της παραγράφου 2 του άρθρου 11 του Ν. 2690/99, (ΦΕΚ 45/Α΄/9-3-1999), όπως τροποποιήθηκαν με αυτές της παραγράφου 5 του άρθρου 16 του Ν.3345/2005 (ΦΕΚ138/Α΄/16-6-2005).

Ειδικότερα:

Κάθε πολίτης μπορεί να ζητήσει, από οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή (δημόσιες υπηρεσίες, ΟΤΑ α΄ και β΄ βαθμού, Ν.Π.Δ.Δ.) ή τα Κ.Ε.Π. την επικύρωση αντιγράφου εγγράφου, το οποίο έχει εκδοθεί από Ελληνική

Διοικητική Αρχή, από το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο(άρθρο 16, παρ.5 του ν. 3345/2005).

Συναφώς, υπενθυμίζεται ότι, σε εφαρμογή των ίδιων ως άνω διατάξεων, απλά αντίγραφα των εκδοθέντων από τις ημεδαπές διοικητικές αρχές εγγράφων μπορούν να υποβληθούν στη Διοίκηση συνοδευόμενα από την κατά την παρ. 5 του άρθρου 3 του ίδιου Κώδικα υπεύθυνη δήλωση, στην οποία ο ενδιαφερόμενος βεβαιώνει την ακρίβεια των στοιχείων. Τα απλά αυτά αντίγραφα γίνονται, επίσης, υποχρεωτικώς αποδεκτά από τη Διοίκηση, όπως τα πρωτότυπα.

Επίσης, με τις ίδιες ως άνω διατάξεις καθιερώθηκε το δικαίωμα των πολιτών, να ζητήσουν από όλες τις Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π., την επικύρωση αντιγράφων ιδιωτικών εγγράφων και εγγράφων που έχουν εκδοθεί από αλλοδαπές αρχές, από ακριβή αντίγραφα αυτών, εφόσον έχουν επικυρωθεί, προηγουμένως, από δικηγόρο. Αντίγραφο του ήδη επικυρωμένου από δικηγόρο ακριβούς αντιγράφου, επικυρώνει οποιαδήποτε Διοικητική Αρχή όσες φορές απαιτείται.

Ο λόγος για τον οποίο οι Διοικητικές Αρχές και τα Κ.Ε.Π. επικυρώνουν αντίγραφα ιδιωτικών εγγράφων και εγγράφων αλλοδαπών αρχών, μόνο από το ακριβές αντίγραφο του δικηγόρου, οφείλεται στο γεγονός ότι ο ισχύων Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/99), δεν τους παρέχει τη δυνατότητα να επικυρώνουν αντίγραφα των ιδιωτικών εγγράφων ή των εγγράφων αλλοδαπών αρχών, από το πρωτότυπό τους, σε αντίθεση με τον «Κώδικα περί Δικηγόρων».

Από τα προεκτεθέντα, είναι λοιπόν προφανές ότι κατά τη διαδικασία της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων δεν αποτελεί κριτήριο η γλώσσα σύνταξής τους, αλλά ο εκδότης των εγγράφων αυτών, δηλαδή αν έχουν εκδοθεί από ημεδαπή διοικητική αρχή ή αλλοδαπή αρχή ή ιδιωτικό φορέα, καθόσον ο «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας»- ν. 2690/99, όπως ισχύει, ρυθμίζει το θέμα της επικύρωσης των αντιγράφων εγγράφων χωρίς να διακρίνει μεταξύ εγγράφων συντεταγμένων σε ελληνική και ξένη γλώσσα.

Κατά συνέπεια, τα έγγραφα που εκδίδουν οι ημεδαπές διοικητικές αρχές (όπως, εν προκειμένω το Διεθνές Πανεπιστήμιο της Ελλάδος) επικυρώνονται υποχρεωτικά από τη Διοίκηση από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο, ανεξαρτήτως της γλώσσας στην οποία συντάσσονται τα έγγραφα αυτά.

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων, καθώς και οι Διευθύνσεις Διοίκησης των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων της Χώρας, παρακαλούνται να γνωστοποιήσουν την παρούσα εγκύκλιο στους φορείς του δημοσίου τομέα που εποπτεύουν, συμπεριλαμβανομένων και των Ο.Τ.Α α΄ και β΄ βαθμού της χωρικής τους αρμοδιότητας.

Τέλος, επισημαίνεται η υποχρέωση των Διοικητικών Αρχών και των ΚΕΠ της Χώρας για την πιστή εφαρμογή της εν λόγω εγκυκλίου, δεδομένου ότι κοινός στόχος όλων των δημοσίων υπηρεσιών είναι η καλύτερη και αποτελεσματικότερη εξυπηρέτηση των πολιτών και η εμπέδωση της εμπιστοσύνης τους στη δράση της Δημόσιας Διοίκησης.

Η εγκύκλιος έχει καταχωρηθεί στο δικτυακό τόπο της Υπηρεσίας μας –www.ydmed.gr-, στη διαδρομή: Διοικητική Μεταρρύθμιση / Σχέσεις Κράτους-Πολίτη.

Η Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους ? Πολίτη του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης παραμένει στη διάθεσή σας για κάθε περαιτέρω διευκρίνιση και συνεργασία.