Ηλεκτρονικά η έκδοση Ληξιαρχικών Πράξεων εξωτερικού που έχουν δηλωθεί στο Ειδικό Ληξιαρχείο

Ηλεκτρονικά η έκδοση Ληξιαρχικών Πράξεων εξωτερικού που έχουν δηλωθεί στο Ειδικό Ληξιαρχείο: Μέσω του gov.gr μπορούν πλέον οι πολίτες να υποβάλουν αιτήσεις για την έκδοση Ληξιαρχικών Πράξεων γέννησης, γάμου, συμφώνου συμβίωσης και θανάτου, που αφορούν γεγονότα τα οποία έλαβαν χώρα στο εξωτερικό και έχουν δηλωθεί στο Ειδικό Ληξιαρχείο πριν από τις 22/1/2018. Μέχρι σήμερα, το Ειδικό Ληξιαρχείο εξυπηρετούσε περίπου 3.000 αντίστοιχα αιτήματα ετησίως.

Με τη νέα αυτή υπηρεσία περιορίζεται η ανάγκη αυτοπρόσωπης παρουσίας των πολιτών στο Ειδικό Ληξιαρχείο και στα ΚΕΠ και μειώνεται ο χρόνος διεκπεραίωσης των σχετικών υποθέσεων. Επίσης, διευκολύνει ιδιαίτερα τους Έλληνες του εξωτερικού, οι οποίοι θα μπορούν πλέον να λαμβάνουν αποσπάσματα Ληξιαρχικών Πράξεων για γεγονότα που έλαβαν χώρα εκτός Ελλάδας χωρίς να απαιτείται επίσκεψη σε Προξενική Αρχή, χωρίς προγραμματισμό ραντεβού σε ΚΕΠ ή μετακίνηση στο Ειδικό Ληξιαρχείο όταν βρίσκονται προσωρινά στη χώρα.

Πιο συγκεκριμένα, οι πολίτες μπορούν να υποβάλουν την αίτηση τους μέσω του gov.gr στην κατηγορία «Οικογένεια» και στις αντίστοιχες υποκατηγορίες και σελίδες, όπως για παράδειγμα «Γέννηση» και «Ληξιαρχική πράξη γέννησης».

Για την εξυπηρέτηση των αιτήσεων αυτών δημιουργήθηκε η Θυρίδα Ειδικού Ληξιαρχείου (ΘΕΛ) την οποία διαχειρίζεται η Διεύθυνση Αστικής και Δημοτικής Κατάστασης του Υπουργείου Εσωτερικών. Οι αιτήσεις διεκπεραιώνονται από το Ειδικό Ληξιαρχείο, ενώ η απάντηση αποστέλλεται ηλεκτρονικά στη Θυρίδα του πολίτη στο gov.gr και στο Gov.gr Wallet.

Η Ληξιαρχική Πράξη, απόσπασμα ή πλήρη, που αναρτάται στη Θυρίδα, διαθέτει όλα τα χαρακτηριστικά εγκυρότητας των εγγράφων gov.gr, όπως τον μοναδικό αναγνωριστικό αριθμό επαλήθευσης και την ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης.

Επισημαίνεται ότι οι πολίτες μπορούν να εξυπηρετούνται και μέσω ΚΕΠ, καθώς αντίστοιχη λειτουργία παρέχεται και στους υπαλλήλους των ΚΕΠ σε όλη τη χώρα, οι οποίοι μπορούν να υποβάλλουν στη Θυρίδα του Ειδικού Ληξιαρχείου τις αιτήσεις πολιτών που προσέρχονται αυτοπροσώπως στα ΚΕΠ. Και σε αυτή την περίπτωση, οι πολίτες λαμβάνουν την απάντηση στη Θυρίδα τους στο gov.gr ή μπορούν να την παραλάβουν από ΚΕΠ.

Σημειώνεται ότι παραμένει διαθέσιμη η δυνατότητα ψηφιακής έκδοσης αποσπασμάτων Ληξιαρχικών Πράξεων για γεγονότα που έλαβαν χώρα στο εξωτερικό μετά τις 22/1/2018, τόσο μέσω του gov.gr όσο και μέσω των ΚΕΠ.

Ο σχεδιασμός και η υλοποίηση πραγματοποιήθηκαν από τη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης με τη συνδρομή του Εθνικού Δικτύου Τεχνολογίας και Έρευνας (ΕΔΥΤΕ Α.Ε. – GRNET) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης σε συνεργασία με τη Γενική Γραμματεία Εσωτερικών και Οργάνωσης του Υπουργείου Εσωτερικών.

Αριθμ. 66587 – ΦΕΚ Τεύχος Β 7026/24.12.2025
Λειτουργία ψηφιακής πλατφόρμας προέγκρισης αιτημάτων ληξιαρχικών καταχωρίσεων στο Ειδικό Ληξιαρχείο.

ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟI
ΕΣΩΤΕΡΙΚΩΝ – ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
αποφασίζουμε:

1. Στο Τμήμα Ειδικού Ληξιαρχείου της Διεύθυνσης Αστικής και Δημοτικής Κατάστασης του Υπουργείου Εσωτερικών τίθεται σε λειτουργία ψηφιακή πλατφόρμα προέγκρισης αιτημάτων ληξιαρχικών καταχωρίσεων στην οποία υποβάλλονται ψηφιακά αντίγραφα των πρωτότυπων δικαιολογητικών που απαιτούνται για την καταχώριση των ληξιαρχικών γεγονότων Ελλήνων που έχουν επισυμβεί στην αλλοδαπή. Κατόπιν θετικής προέγκρισης, οι ενδιαφερόμενοι θα προσέρχονται για την υποβολή των πρωτότυπων εγγράφων, διασφαλίζοντας την οριστική καταχώριση του αιτήματος, σύμφωνα με το ισχύον θεσμικό πλαίσιο.

2. Η ψηφιακή πλατφόρμα προέγκρισης αιτημάτων ληξιαρχικών καταχωρίσεων απευθύνεται σε πολίτες και πληρεξούσιους δικηγόρους (υποκείμενα των δεδομένων) και επιτρέπει την υποβολή αιτημάτων προέγκρισης με δυνατότητα επισύναψης των απαραίτητων δικαιολογητικών, καθώς και την ενημέρωση για την πορεία και το ιστορικό της διαδικασίας προέγκρισης κάθε αιτήματος, σε πραγματικό χρόνο.

3. Το Υπουργείο Εσωτερικών, ως υπεύθυνος επεξεργασίας, θα επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των ως άνω φυσικών προσώπων, στο πλαίσιο παροχής της προαναφερθείσας στην παρ. 1 υπηρεσίας, για τους σκοπούς της βελτίωσης της αποδοτικότητας της διαδικασίας εγγραφής ληξιαρχικών πράξεων που έχουν εκδοθεί σε τρίτες χώρες και ελαχιστοποίησης της ανάγκης πολλαπλών φυσικών επισκέψεων των πολιτών στο Ειδικό Ληξιαρχείο, της επιτάχυνσης της διαδικασίας εγγραφής ληξιαρχικών πράξεων που έχουν εκδοθεί σε τρίτες χώρες, της μείωσης της διοικητικής επιβάρυνσης και ενίσχυσης της επιχειρησιακής αποδοτικότητας των αρμόδιων υπηρεσιών του Ειδικού Ληξιαρχείου και της, εν γένει, βελτίωσης της εμπειρίας των πολιτών και των πληρεξούσιων δικηγόρων τους, συντελώντας στον εκσυγχρονισμό της ήδη υπάρχουσας διαδικασίας, μέσω της ψηφιοποίησής της.

4. Η αυθεντικοποίηση των χρηστών στην ηλεκτρονική πλατφόρμα γίνεται είτε με τη χρήση διαπιστευτηρίων taxisnet, είτε μέσω email, για τους πολίτες, είτε μέσω των ηλεκτρονικών υπηρεσιών της Ολομέλειας Δικηγορικών Συλλόγων Ελλάδος (https://accounts.olomeleia.gr/) για τους πληρεξούσιους δικηγόρους.

5. Η υποβολή των αιτημάτων προέγκρισης μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας γίνεται με καταχώριση των απαιτούμενων στοιχείων και την ψηφιακή μεταφόρτωση των σχετικών συνοδευτικών εγγράφων. Στο πλαίσιο αυτό, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγονται για τους καθορισμένους ως άνω σκοπούς και δεν υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία κατά τρόπο ασύμβατο προς αυτούς. Με την υποβολή του ψηφιακού αιτήματος δημιουργείται αυτόματα σχετική υπόθεση ελέγχου αιτήματος προέγκρισης, μέσω της οποίας οι αρμόδιοι χειριστές του Ειδικού Ληξιαρχείου ελέγχουν και διαχειρίζονται τα αιτήματα.

6. Στο πλαίσιο της επεξεργασίας, όπως αυτή περιγράφεται ανωτέρω, τα δεδομένα αντλούνται από τον ενδιαφερόμενο πολίτη/πληρεξούσιο δικηγόρο/εξουσιοδοτημένο τρίτο με την αυθεντικοποίησή του στην πλατφόρμα, όπως περιγράφεται στην παρ. 4, καθώς και από τα ψηφιακά αντίγραφα των δικαιολογητικών που μεταφορτώνει ο ίδιος ο ενδιαφερόμενος πολίτης/πληρεξούσιος δικηγόρος/εξουσιοδοτημένος τρίτος στην ψηφιακή πλατφόρμα, στο πλαίσιο υποβολής του αιτήματος προέγκρισης.

7. Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, τα οποία τυγχάνουν επεξεργασίας από το Υπουργείο Εσωτερικών, στο ως άνω πλαίσιο, είναι τα στοιχεία ταυτοποίησης του πολίτη/πληρεξούσιου δικηγόρου/εξουσιοδοτημένου τρίτου (όνομα, επώνυμο, ΑΦΜ, εφόσον η σύνδεση έχει γίνει μέσω taxisnet, ειδάλλως είναι προαιρετικό – στην περίπτωση ταυτοποίησης μέσω email – και Αριθμό Μητρώου Δικηγόρου, σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος είναι πληρεξούσιος δικηγόρος), τα στοιχεία επικοινωνίας του πολίτη/πληρεξούσιου δικηγόρου/εξουσιοδοτημένου τρίτου (email, κινητό τηλέφωνο και, προαιρετικά, σταθερό τηλέφωνο), καθώς και όλα εκείνα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα (απλά και ειδικών κατηγοριών), όπως αυτά προσδιορίζονται ειδικότερα στις σχετικές διατάξεις του ν. 344/1976 «Περί ληξιαρχικών πράξεων» (Α’ 143) και τα οποία περιέχονται στα έγγραφα που μεταφορτώνουν οι χρήστες μέσω της πλατφόρμας και απαιτούνται προκειμένου να διενεργηθεί ορθώς η προέγκριση του αιτήματος περί ληξιαρχικής καταχώρισης, σύμφωνα με τις αρχές επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα όπως αυτές ορίζονται με βάση τις διατάξεις της κείμενης νομοθεσίας.

8. Αποδέκτες των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, στο ως άνω πλαίσιο και για τους σκοπούς που επιδιώκονται μέσω της λειτουργίας της ψηφιακής πλατφόρμας, όπως αυτοί αναφέρονται στην παρ. 3 της παρούσας, είναι αποκλειστικά οι αρμόδιοι υπάλληλοι του Ειδικού Ληξιαρχείου Αθηνών, οι οποίοι ενεργούν ως χειριστές των εκάστοτε ψηφιακών αιτημάτων προέγκρισης, το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης στο πλαίσιο και για τους σκοπούς που περιγράφονται στην παρ. 12 της παρούσας, καθώς και, δυνητικά, εξουσιοδοτημένοι ανάδοχοι στους οποίους έχει ανατεθεί, δυνάμει σύμβασης με το Υπουργείο Εσωτερικών, η τεχνική υποστήριξη της ψηφιακής πλατφόρμας.

9. Τα υποκείμενα των δεδομένων δύνανται να ασκήσουν τα κάτωθι δικαιώματά τους, δυνάμει των σχετικών διατάξεων της κείμενης νομοθεσίας για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, και ειδικότερα το δικαίωμα πρόσβασης, καθώς και, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, οι οποίες αξιολογούνται κατά περίπτωση, τα δικαιώματα διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού και εναντίωσης. Τα υποκείμενα μπορούν να ασκούν τα δικαιώματά τους αυτά ανά πάσα στιγμή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αποστολή σχετικού αιτήματος στον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων του Υπουργείου Εσωτερικών. Οι ενδιαφερόμενοι πολίτες/πληρεξούσιοι δικηγόροι/εξουσιοδοτημένοι τρίτοι που υποβάλλουν τα αιτήματά τους, μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας, ενημερώνονται για τα επιμέρους δικαιώματά τους, καθώς και για τον τρόπο άσκησης αυτών μέσω της σχετικής ενημέρωσης για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, η οποία υπάρχει αναρτημένη στην ψηφιακή πλατφόρμα.

10. Στο πλαίσιο της διαδικασίας ελέγχου και έγκρισης των αιτημάτων που υποβάλλονται μέσω της πλατφόρμας πραγματοποιείται αποστολή ειδοποιήσεων, στους πολίτες ή στους πληρεξούσιους δικηγόρους, για την ανάγκη υποβολής πρόσθετων στοιχείων και εγγράφων ή για την προέγκριση της αίτησης και παρέχεται η δυνατότητα πρόσθετης υποβολής εγγράφων από τον ενδιαφερόμενο, έως ότου ολοκληρωθεί η προέγκριση.

11. Τα δεδομένα διατηρούνται για όσο χρόνο είναι απολύτως απαραίτητο και θα διαγράφονται ως εξής:

α. Με την πάροδο έξι (6) μηνών από την προσωρινή αποθήκευση της αίτησης και εφόσον δεν έχει μεσολαβήσει άλλη ενέργεια (λ.χ. οριστική υποβολή της αίτησης, προσθήκη δικαιολογητικών).
β. Με την πάροδο έξι (6) μηνών από την οριστική υποβολή της αίτησης και εφόσον δεν έχει υπάρξει αυτοπρόσωπη παρουσία του αιτούντος στο Ειδικό Ληξιαρχείο.
γ. Εφόσον υπάρξει αυτοπρόσωπη παρουσία του αιτούντος και εφόσον, ύστερα από σύγκριση των δικαιολογητικών που αναρτήθηκαν στην πλατφόρμα με τα αντίστοιχα φυσικά έγγραφα, το αίτημα δηλωθεί ως ολοκληρωμένο από τον εσωτερικό χρήστη- υπάλληλο του Ειδικού Ληξιαρχείου, τα δεδομένα διαγράφονται το ίδιο βράδυ.
δ. Σε περίπτωση οριστικής υποβολής και με την άπρακτη πάροδο τριών (3) μηνών από την τελευταία αποστολή ειδοποίησης από την υπηρεσία για υποβολή πρόσθετων δικαιολογητικών, οπότε και η αίτηση απορρίπτεται αυτόματα από το σύστημα και ο/η ενδιαφερόμενος/η δύναται να επανέλθει με νέα αίτηση.
ε. Με την πάροδο έξι (6) μηνών από την οριστική υποβολή του αιτήματος σε περίπτωση που το Ειδικό Ληξιαρχείο κρίνει είτε ότι είναι αναρμόδιο να επιληφθεί αιτήματος που έχει υποβληθεί μέσω της ψηφιακής πλατφόρμας είτε ότι έχουν υποβληθεί δικαιολογητικά που δεν επιτρέπουν την αξιολόγηση του αιτήματος από τον εσωτερικό χρήστη – υπάλληλο του Ειδικού Ληξιαρχείου, οπότε και η αίτηση απορρίπτεται αυτόματα από το σύστημα και ο/ενδιαφερόμενος/η δύναται να επανέλθει με νέα αίτηση.

12. Το ολοκληρωμένο σύστημα ψηφιακής προέγκρισης αιτημάτων ληξιαρχικών καταχωρήσεων φιλοξενείται στην υποδομή κυβερνητικού νέφους (GCloud) της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΓΓΠΣΨΔ) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και παρέχει διαδικτυακή πρόσβαση στους πολίτες και στους πληρεξούσιους δικηγόρους μέσω υπολογιστών, κινητών συσκευών ή/και ταμπλετών.

13. Η ψηφιακή πλατφόρμα εφαρμόζει τις πολιτικές ασφάλειας του Υπουργείου Εσωτερικών για τη διασφάλιση της εμπιστευτικότητας και της ακεραιότητας των δεδομένων. Παρέχει υψηλό επίπεδο προστασίας πρόσβασης, με καθορισμό δικαιωμάτων χρηστών βάσει ρόλων και αρμοδιοτήτων. Τηρεί αναλυτικό ιστορικό ενεργειών (audit trail/logs) για την πλήρη ιχνηλασιμότητα και την παρακολούθηση οποιασδήποτε τροποποίησης ή αλληλεπίδρασης με το σύστημα. Το Υπουργείο Εσωτερικών λαμβάνει κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, προκειμένου να διασφαλίζεται η προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και η ασφάλεια των πληροφοριών συνεχώς, εξασφαλίζοντας την απόκριση στις ταχύτατα εξελισσόμενες τεχνολογικές αλλαγές μέσω της επικαιροποίησής τους και στη βάση σύγχρονων ευρέως αποδεκτών διεθνών προτύπων.

14. Το Υπουργείο Εσωτερικών δεσμεύεται, δυνάμει της παρούσας, να εφαρμόζει το σύνολο των μέτρων και διορθωτικών ενεργειών, οι οποίες προτείνονται στο πλαίσιο της διενεργηθείσας μελέτης Εκτίμησης Αντικτύπου Προστασίας Δεδομένων, να διασφαλίζει τη συμμόρφωσή του με τα αποτελέσματά της και να μεριμνά για την επικαιροποίησή της, όταν αυτό κρίνεται απαραίτητο.

Δημοσιεύτηκε στον Οδηγό του Πολίτη (https://www.odigostoupoliti.eu)