Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων ΙΡΙΔΑ

Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων ΙΡΙΔΑ

Σε πλήρη λειτουργία το νέο Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ» του ΥΠΕΣ

Το υπουργείο Εσωτερικών έθεσε σε πλήρη λειτουργία, την Παρασκευή, 30 Μαρτίου 2018, το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ», το οποίο αποσκοπεί στην αντικατάσταση της έντυπης εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, μέσα από την παροχή ολοκληρωμένων υπηρεσιών πρωτοκόλλου, ψηφιακής διακίνησης και αρχειοθέτησης, λήψης υπογραφών και διεκπεραίωσης.

Πρόκειται για ένα νέο, αποτελεσματικότερο, ταχύτερο, ασφαλέστερο και πιο διαφανές σύστημα λειτουργίας των υπηρεσιών του υπουργείου Εσωτερικών για την κεντρική διαχείριση και διακίνηση των εγγράφων, καθόσον ενισχύει τη διοίκηση του φορέα να βελτιώσει την ταχύτητα κεντρικής διακίνησης και έγκρισης εγγράφων, να επαυξήσει την ακεραιότητα και την ασφάλεια των πληροφοριών, καθώς και να εξοικονομήσει πόρους.

Η έναρξη λειτουργίας της «ΙΡΙΔΑΣ» -την οποία θα ακολουθήσει σε λίγες εβδομάδες η πλήρης λειτουργία και του Πληροφοριακού Συστήματος Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού (HRMS)- σηματοδοτεί, μαζί και με την πρόσφατη έναρξη λειτουργίας του Π.Σ. «Μητρώο Πολιτών», τη μετάβαση του Υπουργείου Εσωτερικών σε μια νέα ψηφιακή εποχή, ως αποτέλεσμα των προσπαθειών των στελεχών του Υπουργείου, με γνώμονα πάντοτε την αποτελεσματικότερη και οικονομικότερη λειτουργία της Δημόσιας Διοίκησης, την επίσπευση του διοικητικού έργου και τη βελτίωση της ποιότητας των προσφερόμενων στους πολίτες υπηρεσιών, της ασφαλούς επικοινωνίας και των ηλεκτρονικών συναλλαγών, αλλά και την προστασία του Περιβάλλοντος.

Στο πλαίσιο αυτό, όλες οι υπηρεσιακές μονάδες του υπουργείου Εσωτερικών, με ευθύνη των προϊσταμένων τους εφαρμόζουν πιστά τον εσωτερικό κανονισμό (να καταρτίζουν, να διακινούν, να αρχειοθετούν κλπ ψηφιακά πλέον έγγραφα).

Με αυτόν τον τρόπο διαχείρισης και διακίνησης εγγράφων, προκύπτουν σημαντικά οφέλη, όπως εξοικονόμηση χρόνου χρέωσης και διακίνησης της αλληλογραφίας, με συνέπεια τη μείωση στις μετακινήσεις αποστολής – παράδοσης της σχετικής αλληλογραφίας και παράλληλη αύξηση της παραγωγικότητας, καλύτερη παρακολούθηση εκκρεμοτήτων σε όλα τα επίπεδα της υπηρεσιακής ιεραρχίας, εξοικονόμηση χαρτιού και μελανιών, αποτύπωση, καταγραφή και διόρθωση βασικών διοικητικών λειτουργιών του υπουργείου. Από την εφαρμογή του νέου συστήματος, εκτιμάται ότι αρχικά θα εξοικονομηθούν 150.000 ευρώ ετησίως.

Το Πληροφοριακό Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων «ΙΡΙΔΑ» αναπτύχθηκε εξ ολοκλήρου από τα στελέχη του Κέντρου Μηχανογράφησης του Γενικού Επιτελείου Αεροπορίας και προσαρμόστηκε πλήρως στις ανάγκες του Υπουργείου Εσωτερικών, στο πλαίσιο της συνεργασίας των δύο φορέων.

Βασική φιλοσοφία και συγκριτικό της πλεονέκτημα της «ΙΡΙΔΑΣ» αποτελεί, μεταξύ άλλων, η προσαρμοστικότητα του συστήματος στις εκάστοτε ανάγκες του φορέα που το χρησιμοποιεί, αλλά και το γεγονός ότι – στο πλαίσιο πάντοτε της ισχύουσας νομοθεσίας – ελαχιστοποιεί τις απαιτήσεις σε ενδιάμεσα βήματα και διαδικασίες, κατά την ηλεκτρονική έκδοση ενός εγγράφου.

Το Πληροφοριακό Σύστημα «ΙΡΙΔΑ» ονομάστηκε σύμφωνα με τη μυθική αγγελιοφόρο των θεών, κόρη του Θαύμαντα και της Ωκεανίδας Ηλέκτρας.