Πως βλέπουν οι πολίτες ηλεκτρονικά την πορεία των υποθέσεών τους: Ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή ψηφιακής ενημέρωσης για την διεκπεραίωση υποθέσεων των διοικούμενων (Αριθμ. 19625 ΕΞ – ΦΕΚ Τεύχος Β’ 3050/29.05.2026)
ΟΙ ΥΠΟΥΡΓΟΙ ΕΘΝΙΚΗΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΑΣ ΚΑΙ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΚΑΙ ΨΗΦΙΑΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Αντικείμενο – Σκοπός
1. Στη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης (Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης (ΥΨηΔ) λειτουργεί και τηρείται ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή με την ονομασία «Ψηφιακή ενημέρωση για τη διεκπεραίωση των υποθέσεων των διοικουμένων» (εφεξής «ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή») για την καταχώριση και παρακολούθηση της κατάστασης των υποθέσεων των πολιτών, τις οποίες διεκπεραιώνουν οι φορείς του δημοσίου τομέα, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 1 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999, Α’ 45).
2. Αντικείμενο της παρούσας αποτελεί η ρύθμιση των λεπτομερειών που αφορούν στη λειτουργία της ειδικής ηλεκτρονικής εφαρμογής, ο καθορισμός των δυνητικών χρηστών και του τρόπου πρόσβασής τους στην εφαρμογή, ο προσδιορισμός των αναγκαίων διαλειτουργικοτήτων, των καταχωριζόμενων στοιχείων και του τρόπου ενημέρωσης των διοικουμένων, καθώς και η πρόβλεψη των τεχνικών και οργανωτικών μέτρων για την επεξεργασία των εν λόγω στοιχείων.
3. Η παρούσα απόφαση εφαρμόζεται στο πλαίσιο διεκπεραίωσης υποθέσεων των διοικούμενων από τους φορείς του άρθρου 1 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999, Α’ 45).
4. Ο σκοπός της ειδικής ηλεκτρονικής εφαρμογής συνίσταται στη δυνατότητα διαρκούς και απομακρυσμένης ηλεκτρονικής παρακολούθησης από τον ενδιαφερόμενο της πορείας και του χρόνου διεκπεραίωσης της υπόθεσής του, η οποία εκκρεμεί ενώπιον της Διοίκησης.
Άρθρο 2
Χρήστες της ειδικής ηλεκτρονικής εφαρμογής
Χρήστες της ειδικής ηλεκτρονικής εφαρμογής είναι οι κάτωθι:
α. Οι υπάλληλοι των φορέων του δημόσιου τομέα, κατά τη διεκπεραίωση διοικητικών διαδικασιών αρμοδιότητάς τους, σύμφωνα με το άρθρο 4 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, με πλήρη δικαιώματα καταχώρισης, προβολής, επεξεργασίας και διαγραφής λόγω σφάλματος στοιχείων, κατόπιν αυθεντικοποίησής τους με χρήση Κωδικών Δημόσιας Διοίκησης και εφαρμογή δεύτερου παράγοντα αυθεντικοποίησης με αποστολή κωδικού μιας χρήσης (One Time Password – ΟΤΡ) στην ατομική υπηρεσιακή διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, την οποία έχουν δηλώσει στην εφαρμογή «Κωδικοί Δημόσιας Διοίκησης», σύμφωνα με τα οριζόμενα στην υπ’ αρ. 29810 ΕΞ 23.10.2020 (Β’ 4798) απόφαση του Υπουργού Επικρατείας.
β. Οι αρμόδιοι ανά οργανική μονάδα υπάλληλοι, με εξουσιοδότηση που τους εκχωρείται μέσω της Υπηρεσίας Εξουσιοδότησης Χρηστών Οριζόντιων Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης, σύμφωνα με όσα ορίζονται στην υπ’ αρ. 19821ΕΞ 2023/20.4.2023 (Β’ 2690) κοινή απόφαση των Υπουργών Εσωτερικών και Επικρατείας, μόνο με δικαίωμα προβολής για την εποπτική παρακολούθηση καταχωρίσεων της οικείας οργανικής μονάδας του φορέα.
γ. Οι ενδιαφερόμενοι για την παρακολούθηση της πορείας διεκπεραίωσης της υπόθεσής τους, οι οποίοι έχουν πρόσβαση στην ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή με έναν από τους ακόλουθους τρόπους:
1. σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος είναι φυσικό πρόσωπο, μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), κατόπιν αυθεντικοποίησης με τη χρήση των κωδικών – διαπιστευτηρίων της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. και δεύτερου παράγοντα αυθεντικοποίησης, εφόσον ισχύουν σωρευτικά τα ακόλουθα:
i. το φυσικό πρόσωπο διαθέτει προσωπικούς κωδικούς – διαπιστευτήρια της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.,
ii. είναι εγγεγραμμένο στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (Ε.Μ.Επ.) και
iii. έχει δυνατότητα επιβεβαίωσης δεύτερου παράγοντα αυθεντικοποίησης,
2. σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος είναι νομικό πρόσωπο, μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ), κατόπιν αυθεντικοποίησης με τη χρήση των κωδικών-διαπιστευτηρίων της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. του νομικού προσώπου,
3. με χρήση του υπερσυνδέσμου ή του κωδικού ταχείας απόκρισης (QR Code) που παράγεται αυτοματοποιημένα κατά την καταχώριση της υπόθεσης από τον υπάλληλο σύμφωνα με το άρθρο 3 της παρούσας και επιτρέπει την απευθείας πρόσβαση στα στοιχεία της υπόθεσης χωρίς αυθεντικοποίηση, είτε πρόκειται για φυσικό πρόσωπο είτε για νομικό πρόσωπο μέσω του νόμιμου εκπροσώπου του.
Άρθρο 3
Διαδικασία καταχώρισης και επικαιροποίησης στοιχείων στην ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή
1. Μετά την επιτυχή αυθεντικοποίησή του, ο υπάλληλος της περ. α. του άρθρου 2 καταχωρίζει τα κάτωθι στοιχεία της υπόθεσης στην ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή ως εξής:
α. Τον αριθμό πρωτοκόλλου του αιτήματος της προς διεκπεραίωση υπόθεσης,
β. τα στοιχεία ταυτότητας του ενδιαφερομένου κατόπιν αναζήτησης με οποιοδήποτε αναγνωριστικό στοιχείο περιλαμβάνεται στην αίτηση (Προσωπικό Αριθμό, Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (Α.Φ.Μ.), Αριθμό Μητρώου Κοινωνικής Ασφάλισης, Αριθμό Δελτίου Ταυτότητας) και άντλησης μέσω διαλειτουργικότητας με το μητρώο Προσωπικού Αριθμού, σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος είναι φυσικό πρόσωπο.
γ. τον Α.Φ.Μ. και την επωνυμία του νομικού προσώπου, καθώς και τον Α.Φ.Μ. του νόμιμου εκπροσώπου του νομικού προσώπου, κατόπιν διαλειτουργικότητας με το μητρώο της Ανεξάρτητης Αρχής Δημοσίων Εσόδων (Α.Α.Δ.Ε.), σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος είναι νομικό πρόσωπο.
δ. την πληροφορία ότι ο φάκελος της υπόθεσης κατατέθηκε με πλήρη δικαιολογητικά,
ε. το διαδικαστικό στάδιο της υπόθεσης,
στ. τον Μοναδικό Αριθμό Καταχώρισης (Μ.Α.Κ.) της διαδικασίας σε ειδικό πεδίο της ειδικής ηλεκτρονικής εφαρμογής, στην περίπτωση που η υπόθεση αφορά διαδικασία καταχωρισμένη στο Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών (Μίτος), άλλως τον τίτλο της διοικητικής διαδικασίας που αφορά η προς διεκπεραίωση υπόθεση,
ζ. τον εκτιμώμενο χρόνο διεκπεραίωσης της υπόθεσης,
η. την υπηρεσιακή μονάδα που είναι αρμόδια για τη διεκπεραίωση της υπόθεσης,
θ. τα στοιχεία επικοινωνίας, τον τηλεφωνικό αριθμό και την ηλεκτρονική διεύθυνση, μέσω των οποίων ο ενδιαφερόμενος μπορεί να επικοινωνεί με την υπηρεσιακή μονάδα που χειρίζεται την υπόθεση στο αντίστοιχο στάδιο,
ι. προαιρετικά παρατηρήσεις που αφορούν στη διεκπεραίωση της υπόθεσης εφόσον υπάρχουν.
Στην υπόθεση αποδίδεται από το σύστημα μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός, ο οποίος συσχετίζεται με τον φορέα καταχώρισης και τον αριθμό πρωτοκόλλου της υπόθεσης, καθώς και ο υπερσύνδεσμος (link) και ο κωδικός ταχείας απόκρισης (QR code).
2. Με την ολοκλήρωση της διαδικασίας καταχώρισης ο ενδιαφερόμενος λαμβάνει στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχει καταχωριστεί στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (Ε.Μ.Επ.) ή στα στοιχεία επικοινωνίας που έχουν δηλωθεί στην Α.Α.Δ.Ε. ή για νομικά πρόσωπα στο Γενικό Εμπορικό Μητρώο (Γ.Ε.ΜΗ.) ή με κάθε πρόσφορο τρόπο ενημέρωση στην οποία περιλαμβάνονται τα κάτωθι:
α. ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός της υπόθεσης και ο υπερσύνδεσμος (link) για την προσωποποιημένη πρόσβαση στο σημείο όπου δύναται να παρακολουθεί την πορεία της υπόθεσης προς διεκπεραίωση σε κάθε στάδιο αυτής καθώς και ο κωδικός ταχείας απόκρισης (QR code) που οδηγεί στο ίδιο σημείο προσωποποιημένης πρόσβασης,
β. ο οικείος αριθμός πρωτοκόλλου,
3. Ο ενδιαφερόμενος δύναται να έχει προσωποποιημένη πρόσβαση στο κεντρικό σημείο τήρησης του ιστορικού των υποθέσεών του, όπου μπορεί να παρακολουθεί την πορεία τόσο μιας μεμονωμένης υπόθεσης όσο και του συνόλου των υποθέσεων, μέσω της διαδικασίας που ορίζεται στην παρ. 2 του άρθρου 3.
4. Οι αρμόδιοι ανά οργανική μονάδα υπάλληλοι της περ. α. του άρθρου 2 δύνανται να αναζητούν και να επικαιροποιούν την πορεία της υπόθεσης των ενδιαφερομένων με χρήση του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού της υπόθεσης και την υπηρεσιακή μονάδα καταχώρισης της υπόθεσης ή με τον αριθμό πρωτοκόλλου και την υπηρεσιακή μονάδα καταχώρισης της υπόθεσης.
5. Σε περίπτωση που απαιτείται διαβίβαση της υπόθεσης για περαιτέρω επεξεργασία στο πλαίσιο αρμοδιοτήτων άλλης οργανικής μονάδας ή άλλου φορέα, αυτή καταχωρίζεται στην ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή και η επικαιροποίηση της πορείας της υπόθεσης πραγματοποιείται εφεξής από τον υπάλληλο της περ. α. του άρθρου 2 της άλλης οργανικής μονάδας ή του άλλου φορέα.
6. Οι καταχωρίσεις και οι επικαιροποιήσεις που πραγματοποιούνται σύμφωνα τις παρ. 1, 4 και 5, καταγράφονται και διατηρούνται ως ιστορικό από τη Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. για χρονικό διάστημα δεκαπέντε (15) ετών, με την επιφύλαξη ειδικότερων διατάξεων.
Άρθρο 4
Διαλειτουργικότητες της ειδικής ηλεκτρονικής εφαρμογής
1. Η ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή διαλειτουργεί, μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ.
α) Με το Μητρώο Προσωπικού Αριθμού που τηρεί η Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ., για την παροχή υπηρεσιών επαλήθευσης ταυτότητας των φυσικών προσώπων προς τους φορείς του δημόσιου τομέα.
β) με το Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας που τηρεί η ΓΓΠΣΨΔ, για την άντληση των στοιχείων επικοινωνίας των φυσικών προσώπων.
γ) με το Φορολογικό Μητρώο που τηρεί η ΑΑΔΕ, για την άντληση των δεδομένων των νομικών προσώπων.
δ) με το Γ.Ε.ΜΗ. για την άντληση των δεδομένων των νομικών προσώπων.
ε) με το μητρώο καταχώρισης ανακληθεισών διοικητικών πράξεων της του άρθρου 3 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας, για την άντληση της ενημέρωσης σχετικά με την ανάκληση διοικητικών πράξεων που εκδόθηκαν μετά την υποβολή υπεύθυνης δήλωσης του ενδιαφερομένου, σύμφωνα με το άρθρο 3 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (ν. 2690/1999, Α’ 45).
στ) με την Ενιαία ψηφιακή υποδομή για την εξυπηρέτηση πολιτών και επιχειρήσεων (customer relationship management) του άρθρου 60 του ν. 5294/2026 και ειδικότερα με την καρτέλα υποθέσεων πολίτη για την αμφίδρομη ενημέρωση των υποθέσεων των ενδιαφερομένων τόσο στην ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή όσο και στην καρτέλα των υποθέσεων του πολίτη στην Ενιαία ψηφιακή υποδομή για την εξυπηρέτηση πολιτών και επιχειρήσεων.
ζ) με το Σύστημα Διαχείρισης Ανθρώπινου Δυναμικού που τηρεί το Υπουργείο Εσωτερικών, για την άντληση των στοιχείων υπαλλήλων.
η) με την Υπηρεσία Εξουσιοδότησης Χρηστών Οριζόντιων Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ., για την εκχώρηση εξουσιοδότησης χρηστών.
2. Η ειδική ηλεκτρονική εφαρμογή διαλειτουργεί με το Εθνικό Μητρώο Διοικητικών Διαδικασιών (Ε.Μ.Δ.Δ.) «ΜΙΤΟΣ» του Υπουργείου Εσωτερικών για την άντληση του στοιχείου (στ) της παρ. 1 του άρθρου 3.
3. Οι διαλειτουργικότητες του παρόντος άρθρου πραγματοποιούνται σύμφωνα με το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Ψ.Δ. του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης, την πολιτική ορθής χρήσης διαδικτυακών υπηρεσιών και τις διατάξεις περί προστασίας προσωπικών δεδομένων.
Άρθρο 5
Ζητήματα προστασίας προσωπικών δεδομένων
1. Για τους σκοπούς εφαρμογής της παρούσας απόφασης, το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης, λειτουργεί ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας, κατά την έννοια της παρ. 7 του άρθρου 4 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων, εφεξής «ΓΚΠΔ»). Στο πλαίσιο αυτό, το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα προκειμένου να διασφαλίζει και να μπορεί να αποδεικνύει ότι η επεξεργασία διενεργείται σύμφωνα με τον ΓΚΠΔ και τον ν. 4624/2019 (Α’ 137), μεριμνώντας ιδίως για την ενδεδειγμένη ασφάλεια των προσωπικών δεδομένων, μεταξύ άλλων, για την προστασία τους από τυχαία ή παράνομη καταστροφή, απώλεια, μεταβολή, άνευ άδειας κοινολόγηση ή πρόσβαση.
2. Σκοπός της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων από το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης είναι η ενημέρωση των διοικουμένων για την πορεία των υποθέσεών τους. Νομική βάση της επεξεργασίας είναι το άρθρο 5 του ν. 5293/2026.
3. Οι φορείς της παρ. 3 του άρθρου 1 λειτουργούν ως αυτοτελώς υπεύθυνοι επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που επεξεργάζονται στο πλαίσιο της παρούσας απόφασης, με αποκλειστικό σκοπό την επαλήθευση της ταυτότητας των φυσικών προσώπων για την παροχή υπηρεσιών προς φυσικά και νομικά πρόσωπα, την εν γένει διεκπεραίωση των υποθέσεων των φυσικών προσώπων και την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους, και έχουν την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας.
Άρθρο 6
Έναρξη Ισχύος
Η ισχύς της παρούσας απόφασης, αρχίζει από την 1η Ιουνίου 2026.
Δημοσιεύτηκε στον Οδηγό του Πολίτη (https://www.odigostoupoliti.eu)
