Ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων του δημόσιου τομέα

- - -
Ads by Google

Αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/163 – ΦΕΚ Β 401 – 22.02.2013
Ρυθμίσεις για α) τη διαδικασία και τον τρόπο ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης και της ασφαλούς χρονοσήμανσης, β) τις προδιαγραφές και τα πρότυπα του συστήματος για τη γνωστοποίηση εγγράφων σε φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.Δ. με χρήση ΤΠΕ και γ) την ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα και των φυσικών προσώπων ή ΝΠΙΔ.

Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΗΣ ΜΕΤΑΡΡΥΘΜΙΣΗΣ ΚΑΙ ΗΛΕΚΤΡΟΝΙΚΗΣ ΔΙΑΚΥΒΕΡΝΗΣΗΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1 Ορισμοί
Για τους σκοπούς της παρούσας νοείται ως:
Φορείς του δημόσιου τομέα: Όπως καθορίζονται με τις διατάξεις του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 (ΦΕΚ 138 Α΄).
Σύστημα γνωστοποίησης: Πληροφοριακό σύστημα ή εφαρμογή με την οποία φορείς του δημόσιου τομέα μπορούν να γνωστοποιούν έγγραφα σε τρίτους, φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.Δ., με χρήση ΤΠΕ.
Αποδεικτικό γνωστοποίησης: Ηλεκτρονικό αρχείο το οποίο βεβαιώνει τη γνωστοποίηση του εγγράφου.
Χρονοσήμανση: Αλληλουχία χαρακτήρων ή στοιχεία που δηλώνουν με ασφάλεια την ημερομηνία και ώρα που έχει λάβει χώρα μία πράξη ή ενέργεια και εκδίδεται από πάροχο υπηρεσιών χρονοσήμανσης.
Πιστοποιητικό: Ηλεκτρονική βεβαίωση, η οποία συνδέει δεδομένα επαλήθευσης υπογραφής με ένα άτομο και επιβεβαιώνει την ταυτότητά του.
Έγγραφο: Οι δηλώσεις, αιτήσεις, δικαιολογητικά και άλλα έγγραφα που αποστέλλονται ηλεκτρονικά σε έναν φορέα του δημοσίου τομέα.
Ηλεκτρονικό έγγραφο: Κάθε μέσο, το οποίο χρησιμοποιείται από υπολογιστικό -πληροφοριακό σύστημα, με ηλεκτρονικό, μαγνητικό ή άλλο τρόπο, για εγγραφή, αποθήκευση, παραγωγή ή αναπαραγωγή στοιχείων που δεν μπορούν να αναγνωστούν άμεσα, όπως και κάθε μαγνητικό, ηλεκτρονικό ή άλλο υλικό, στο οποίο εγγράφεται οποιαδήποτε πληροφορία, εικόνα, σύμβολο ή ήχος, αυτοτελώς ή σε συνδυασμό, εφόσον το εν λόγω περιεχόμενο επιφέρει έννομες συνέπειες ή προορίζεται ή είναι πρόσφορο να αποδείξει γεγονότα που μπορούν να έχουν έννομες συνέπειες.
Ηλεκτρονικό Πρωτόκολλο: Το πληροφοριακό σύστημα που εξυπηρετεί τη συλλογή, καταγραφή και διανομή των διακινούμενων εγγράφων με όποιο μέσο και αν αυτά παράγονται, καταχωρίζονται ή διακινούνται.
Πάροχος Υπηρεσιών Χρονοσήμανσης: Ο φορέας που εκδίδει χρονοσημάνσεις κατ’ εφαρμογή του θεσμικού πλαισίου διαπίστευσης της ΕΕΤΤ και περιλαμβάνεται στον κατάλογο εμπίστευσης της ΕΕΤΤ (Κατάλογος Εμπίστευσης εποπτευόμενων/διαπιστευμένων Παροχών Υπηρεσιών Πιστοποίησης-TSL).
Ακριβής χρόνος: Η αναφορά στοιχείων με τα οποία προσδιορίζεται το έτος, ο μήνας, η ημερομηνία, η ώρα, τα λεπτά και τα δευτερόλεπτα. Για τους φορείς του Δημόσιου Τομέα, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρούσας, ο ακριβής χρόνος προσδιορίζεται με βάση την Εθνική ώρα Ελλάδας.
Μεταφόρτωση ηλεκτρονικού εγγράφου: Η μεταφορά του συνόλου του περιεχομένου του ηλεκτρονικού εγγράφου από το διαδικτυακό τόπο στον οποίο αυτό έχει αναρτηθεί σε αποθηκευτικό χώρο της επιλογής του παραλήπτη.

Άρθρο 2 Πεδίο Εφαρμογής – Αντικείμενο
Με την παρούσα Υπουργική απόφαση ρυθμίζονται τα θέματα που αφορούν:
α) στη διαδικασία και στον τρόπο ηλεκτρονικής επιβεβαίωσης της λήψης εγγράφων που αποστέλλονται ηλεκτρονικά σε έναν φορέα του δημόσιου τομέα, καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα και
β) στις προδιαγραφές και τα πρότυπα για το σχεδιασμό και την υλοποίηση του συστήματος γνωστοποίησης εγγράφων σε φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.Δ. με χρήση ΤΠΕ.

Άρθρο 3 Προϋποθέσεις για την έκδοση και τη λήψη ασφαλών χρονοσημάνσεων
1. Οι Πάροχοι Υπηρεσιών Χρονοσήμανσης είναι συγχρονισμένοι με την εθνική ώρα Ελλάδας.
2. Οι Πάροχοι Υπηρεσιών Χρονοσήμανσης εφαρμόζουν τις προδιαγραφές και τα πρότυπα που ορίζονται στο Παράρτημα Ι της παρούσας.
3. Το πρωτόκολλο που χρησιμοποιείται για την έκδοση ασφαλών χρονοσημάνσεων από τους Παρόχους Υπηρεσιών Χρονοσήμανσης και τη λήψη αυτών από τους φορείς του δημόσιου τομέα ορίζεται στο Παράρτημα ΙΙ της παρούσας.
4. Η Εθνική Πύλη Δημόσιας Διοίκησης ΕΡΜΗΣ παρέχει υπηρεσίες χρονοσήμανσης και μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τους φορείς του δημόσιου τομέα για την έκδοση ασφαλών χρονοσημάνσεων.

Άρθρο 4 Ηλεκτρονική επιβεβαίωση της λήψης εγγράφων
1. Οι φορείς του δημόσιου τομέα επιβεβαιώνουν ηλεκτρονικά και με ασφαλή χρονοσήμανση, σύμφωνα με τις διατάξεις του προηγουμένου άρθρου, τη λήψη των εγγράφων τα οποία περιέρχονται σε αυτούς.
2. Εάν το σύστημα που χρησιμοποιεί ο φορέας του δημόσιου τομέα δεν υποστηρίζει την αυτόματη επιβεβαίωση της λήψης των εγγράφων που περιέρχονται σε αυτόν, τότε ο φορέας αποστέλλει με χρήση ΤΠΕ, ιδίως με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αποδεικτικό των εγγράφων που υπεβλήθησαν στο οποίο αναφέρεται ο ακριβής χρόνος και τα στοιχεία καταχώρισης στο ηλεκτρονικό πρωτόκολλο, σύμφωνα με την παράγραφο 3 του άρθρου 16 του Ν. 3979/2011.
3. Οι φορείς του δημόσιου τομέα μπορούν να πρωτοκολλούν ηλεκτρονικά τα αποδεικτικά που αναφέρονται στην προηγούμενη παράγραφο.

Άρθρο 5 Γνωστοποίηση με ηλεκτρονικό τρόπο
1. Η γνωστοποίηση ενός εγγράφου περιλαμβάνει την αποστολή αυτού από τους φορείς του δημόσιου τομέα και την παραλαβή του από τον αποδέκτη του.
2. Η αποστολή ενός εγγράφου με σκοπό τη γνωστοποίηση του στον αποδέκτη συντελείται με την ανάρτηση του σε διαδικτυακό τόπο του Ελληνικού Δημοσίου, ή σε πύλη/τόπο που χρησιμοποιείται από τους φορείς του δημόσιου τομέα για το σκοπό της ανάρτησης, εφόσον έχει προηγηθεί εγγραφή του ενδιαφερομένου στην Κεντρική Διαδικτυακή Πύλη του Ελληνικού Δημοσίου, ή κατά περίπτωση σε άλλες πύλες ή τόπους πρόσβασης, ή σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες που παρέχονται από τους φορείς του Δημόσιου Τομέα.
3. Η εγγραφή, ταυτοποίηση και ηλεκτρονική αναγνώριση των χρηστών στο διαδικτυακό τόπο γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 6 της ΥΑ υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/φ.40.4/1/989 (ΦΕΚ 1301/Β΄) για την κύρωση του Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.
4. Οι φορείς του Δημόσιου Τομέα κατά την αποστολή των ηλεκτρονικών εγγράφων με σκοπό τη γνωστοποίηση τους σύμφωνα με τα παραπάνω εφαρμόζουν τα πρότυπα για την ασφαλή μετάδοση δεδομένων του παραρτήματος II της ΥΑ υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989 (ΦΕΚ 1301/Β΄).
5. Ως χρόνος αποστολής του εγγράφου με σκοπό τη γνωστοποίηση του στον αποδέκτη λογίζεται ο ακριβής χρόνος της ανάρτησης του στο διαδικτυακό τόπο σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 2 του παρόντος άρθρου.
6. Οι φορείς του δημόσιου τομέα ενημερώνουν τον παραλήπτη για τον ακριβή χρόνο της αποστολής του εγγράφου και την τοποθεσία ανάρτησης, ιδίως με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
7. Η ανάρτηση του εγγράφου σε διαδικτυακό τόπο του Ελληνικού Δημοσίου, ή σε πύλη/τόπο που χρησιμοποιείται από τους φορείς του δημόσιου τομέα για το σκοπό της ανάρτησης, ισοδυναμεί με παραλαβή του εγγράφου από τον παραλήπτη.
8. Ως χρόνος παραλαβής του εγγράφου λογίζεται ο χρόνος ανάρτησης αυτού, σύμφωνα με τις διατάξεις του προηγουμένου εδαφίου.
9. Ως χρόνος πρόσβασης του παραλήπτη στο περιεχόμενου του εγγράφου λογίζονται τα παρακάτω:
i. Ο χρόνος μεταφόρτωσης του περιεχομένου του εγγράφου από το διαδικτυακό τόπο του Ελληνικού Δημοσίου, ή την πύλη/τόπο του φορέα του δημόσιου τομέα που χρησιμοποιήθηκε για την ανάρτηση του εγγράφου.
ii. Ο χρόνος αποστολής απάντησης από τον παραλήπτη του εγγράφου ότι παρέλαβε το έγγραφου που αναρτήθηκε σύμφωνα με τις διατάξεις των παραπάνω παραγράφων.
iii. Κάθε πράξη ή ενέργεια του παραλήπτη του εγγράφου, από την οποία προκύπτει ότι ο παραλήπτης έχει λάβει γνώση του περιεχομένου του εγγράφου.
Σε κάθε περίπτωση οι διατάξεις της παρούσας παραγράφου εφαρμόζονται με την επιφύλαξη των διατάξεων της παραγράφου 2 του άρθρου 25 του νόμου 3979/2011 (ΦΕΚ 111/Α΄).
10. Στην τοποθεσία ανάρτησης καταγράφονται ηλεκτρονικά:
i. Ο χρόνος ανάρτησης του εγγράφου.
ii. Ο χρόνος ενημέρωσης του παραλήπτη του εγγράφου, σύμφωνα με τις διατάξεις της παραγράφου 6 του παρόντος άρθρου.
11. Οι φορείς του δημόσιου τομέα εκδίδουν, εφόσον ζητηθεί, αποδεικτικό γνωστοποίησης του εγγράφου, το οποίο περιλαμβάνει κατ’ ελάχιστο, το έγγραφο που απεστάλη, τα στοιχεία του φορέα αποστολής, τα στοιχεία του παραλήπτη, καθώς και το χρόνο αποστολής του εγγράφου.

Άρθρο 6 Διακίνηση εγγράφων μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα και των φυσικών προσώπων ή ΝΠΙΔ
Οι φορείς του δημόσιου κατά τη διακίνηση με ηλεκτρονικό τρόπο των εγγράφων που αφορούν σε ατομικές διοικητικές πράξεις, αποφάσεις, κοινοποιήσεις, πιστοποιητικά και βεβαιώσεις με φυσικά πρόσωπα ή Ν.Π.Ι.Δ., τηρούν και εφαρμόζουν τους κανόνες και τα πρότυπα που καθορίζονται σύμφωνα με τις διατάξεις της απόφασης υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/φ.40.4/1/989 του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Κύρωση Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» (ΦΕΚ 1301/Β΄/12-04-2012).

Άρθρο 7 Μεταβατικές διατάξεις
Οι προδιαγραφές του άρθρου 3 της παρούσης ισχύουν από 30 Ιουνίου 2013. Στο μεταβατικό αυτό διάστημα από την έναρξη ισχύος της παρούσας έως την 30η Ιουνίου 2013 οι φορείς διασφαλίζουν την εγκυρότητα της χρονοσήμανσης μέσα από τα πληροφοριακά τους συστήματα και τις εφαρμογές τους.

Άρθρο 8 Έναρξη Ισχύος
Η απόφαση αυτή να έχει ισχύ από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.

Παράρτημα Ι
Τεχνική Προδιαγραφή «ETSI TS 102 023 ν 1.2.2 (2008-10)» «Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Policy requirements for time-stamping authorities» του European Telecommunications Standards Institute για τις απαιτήσεις που πρέπει να πληρούν οι Πάροχοι Υπηρεσιών Χρονοσήμανσης – http://www.etsi.org/deliver/etsi ts/102000 102099/102023/01.02.02 60/ts 102023v01 0202p.pdf
Παράρτημα II
Τεχνική Προδιαγραφή «ETSI TS 101 861 ν 1.4.1 (2011-07)», «Electronic Signatures and Infrastructures (ESI); Time stamping profile» του European Telecommunications Standards Institute για την έκδοση και τη λήψη ασφαλών χρονοσημάνσεων –
http://www.etsi.org/deliver/etsi ts/101800 101899/101861/
01.04.01 60/ts 101861v01 0401p.pdf.

Η απόφαση αυτή να δημοσιευθεί στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως.
Αθήνα, 7 Φεβρουαρίου 2013
Ο ΥΦΥΠΟΥΡΓΟΣ
ΜΑΝΟΥΣΟΣ – ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΒΟΛΟΥΔΑΚΗΣ

Σχετικές διατάξεις

Έχοντας υπόψη:
1. Τα άρθρα 22 & 1, 24 & 1 και 25 & 2 του Ν. 3979/2011 «Για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση και λοιπές διατάξεις».
2. Το άρθρο 20 του Ν. 3448/2006 (ΦΕΚ 150 Α), όπως ισχύει.
3. Την απόφαση της Ευρωπαϊκής Επιτροπής 2011/130/ΕΕ (25.2.2011) «περί καθιέρωσης ελάχιστων απαιτήσεων για τη διασυνοριακή επεξεργασία εγγράφων τα οποία έχουν υπογραφεί ηλεκτρονικά από αρμόδιες αρχές, σύμφωνα με την οδηγία 2006/123/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, σχετικά με τις υπηρεσίες στην εσωτερική αγορά».
4. Τις διατάξεις του άρθρου 90 του Κώδικα Νομοθεσίας για την Κυβέρνηση και τα Κυβερνητικά Όργανα που κυρώθηκε με το άρθρο 1 του π.δ. 63/2005 (ΦΕΚ Α΄ 98/2005).
5. Το π.δ. 320/88 (ΦΕΚ 149/1988/τ. Α΄) «Οργανισμός του Υπουργείου» όπως τροποποιήθηκε και συμπληρώθηκε μεταγενέστερα.
6. Την υπ’ αριθμ. ΥΑΠ/Φ.40.4/1/989 υπουργική απόφαση (ΦΕΚ 1301/Β΄/12-04-2012) «Κύρωση του Πλαισίου Παροχής Υπηρεσιών Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης» του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.
7. Το π.δ. 65/2011 (ΦΕΚ 147/Α/27/6/2011) «Διάσπαση του Υπουργείου Εσωτερικών, Αποκέντρωσης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης στα Υπουργεία α) Εσωτερικών και β) Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης»
8. Το π.δ. 85/2012 (ΦΕΚ 141/Α/21-06-2012) Διορισμός Υπουργών, Αναπληρωτών Υπουργών και Υφυπουργών
9. Την υπ’ αριθμ. 76051/Η/05-07-2012 (ΦΕΚ Β΄ 2091/Β/05-07-2012) απόφαση του Πρωθυπουργού και του Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης «Ανάθεση αρμοδιοτήτων στον Υφυπουργό Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης, Μανούσο – Κωνσταντίνο Βολουδάκη.