Αριθμ. 2450 – ΦΕΚ τεύχος Β 3511/25.05.2023
Καθορισμός διαδικασίας της ηλεκτρονικής επισημείωσης εγγράφων (e-Apostille) σύμφωνα με τη Σύμβασης της Χάγης.
Ο ΥΠΟΥΡΓΟΣ ΕΠΙΚΡΑΤΕΙΑΣ
αποφασίζουμε:
Άρθρο 1
Δημιουργία ειδικής εφαρμογής για την ηλεκτρονική επισημείωση εγγράφων με τη σφραγίδα της Χάγης
1. Με την παρούσα δημιουργείται ειδική εφαρμογή διαθέσιμη μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr-ΕΨΠ) για την ηλεκτρονική επισημείωση εγγράφων με τη σφραγίδα της Χάγης της παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, όπως κυρώθηκε με τον ν. 1497/1984. Η είσοδος στην εφαρμογή πραγματοποιείται κατόπιν αυθεντικοποίησής του με τη χρήση των κωδικών – διαπιστευτηρίων της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (taxisnet), σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).
Άρθρο 2
Πεδίο εφαρμογής
1. Στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας εντάσσονται τα ηλεκτρονικά έγγραφα που εκδίδονται μέσω της ΕΨΠ -Gov.gr, σύμφωνα με το άρθρο 27 του ν. 4727/2020(Α’ 184).
2. Τα έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ – Gov.gr) και εντάσσονται στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας είναι όσα εκδίδονται με έναν από τους παρακάτω τρόπους:
α) απευθείας από εφαρμογές της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης, ύστερα από διασύνδεση με μητρώα της δημόσιας διοίκησης και άντληση της σχετικής πληροφορίας,
β) σε δεύτερο χρόνο με τη χρήση θυρίδας φορέα του άρθρου 26 του ν. 4727/2020 ή μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών ^PIs).
Άρθρο 3
Διαδικασία έκδοσης δημοσίων εγγράφων με χρήση της θυρίδας φορέα
1. Ο υπάλληλος – χειριστής της θυρίδας κάθε φορέα του δημοσίου μεταφορτώνει στη θυρίδα το δημόσιο έγγραφο που έχει συνταχθεί κατά τους νόμιμους τύπους και φέρει τα στοιχεία του τελικώς υπογράφοντα. Το έγγραφο αυτό πρέπει να είναι στον μορφότυπο Portable Document Format (PDF). Κατόπιν, μέσω ειδικής λειτουργίας της θυρίδας αποτυπώνονται στο έγγραφο τα εξής:
α) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης,
β) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα,
γ) μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code).
2. Μετά την αποτύπωση των στοιχείων της παρ. 1, το δημόσιο έγγραφο είναι διαθέσιμο στη θυρίδα του αιτούντος χρήστη και στη θυρίδα του φορέα.
Άρθρο 4
Διαδικασία έκδοσης δημοσίων εγγράφων μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών (APIs)
1. Ο αρμόδιος υπάλληλος κάθε φορέα του δημόσιου τομέα συντάσσει κατά τους νόμιμους τύπους το δημόσιο έγγραφο, το οποίο και υπογράφεται αρμοδίως. Κατόπιν, το πληροφοριακό σύστημα της υπηρεσίας του συνδέεται μέσω διεπαφών προγραμματισμού εφαρμογών APIs) με την Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (gov. gr) και αποτυπώνονται στο δημόσιο έγγραφο τα εξής:
α) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης,
β) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα,
γ) μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code).
2. Μετά την αποτύπωση των στοιχείων της παρ. 1, το δημόσιο έγγραφο είναι διαθέσιμο στη θυρίδα του αιτούντος χρήστη.
Άρθρο 5
Πρόσβαση των χρηστών στην εφαρμογή επισημείωσης
1. Για την ηλεκτρονική επισημείωση απαιτείται η προηγούμενη αυθεντικοποίηση του χρήστη της εφαρμογής, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 24 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).
2. Η επισημείωση γίνεται μόνο ύστερα από α) καταχώριση στην εφαρμογή κωδικού μιας χρήσης («one-time password»), που ο αιτών λαμβάνει στον πιστοποιημένο αριθμό σύνδεσης κινητής τηλεφωνίας που κατέχει ή β) επιβεβαίωση έκδοσης του εγγράφου μέσω της εφαρμογής «Gov.gr Wallet» του άρθρου 80 του ν. 4954/2022 (Α’ 136).
Άρθρο 6
Διαδικασία επισημείωσης εγγράφων
1. Ο χρήστης που επιθυμεί να λάβει ηλεκτρονική επισημείωση, μετά την αυθεντικοποίηση του άρθρου 5, επιβεβαιώνει τα προσωπικά του στοιχεία τα οποία ανακτώνται από την εφαρμογή μέσω διαλειτουργικότητας και καταχωρίζει στην εφαρμογή τον μοναδικό αριθμό επαλήθευσης του προς επισημείωση εγγράφου.
2. Το έγγραφο επισημειώνεται, μέσω της ειδικής εφαρμογής, με την προσθήκη αρχικής σελίδας με τις πληροφορίες που προβλέπονται στη σφραγίδα της Χάγης της παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, όπως κυρώθηκε με τον ν. 1497/1984.
3. Στο νέο έγγραφο που δημιουργείται σύμφωνα με την παρ. 2 αποτυπώνονται τα εξής:
α) μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός επαλήθευσης σε αλφαριθμητική μορφή και σε κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code),
β) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης,
γ) εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα.
4. Μετά την αποτύπωση των στοιχείων της παρ. 3, το επισημειωμένο με τη σφραγίδα της Χάγης δημόσιο έγγραφο είναι διαθέσιμο στη θυρίδα του χρήστη.
5. Η ημερομηνία της επισημείωσης είναι η ημερομηνία έκδοσης του εγγράφου της παρ. 3, όπως αποτυπώνεται στο οικείο πεδίο της επισημείωσης.
Άρθρο 7
Επαλήθευση επισημειώσεων
1. Η επαλήθευση των επισημειώσεων από τον λήπτη των εγγράφων πραγματοποιείται μέσω της υπηρεσίας ελέγχου εγκυρότητας εγγράφων που παρέχεται από την ΕΨΠ με τη χρήση του μοναδικού αναγνωριστικού αριθμού επαλήθευσης ή σαρώνοντας τον κώδικα γρήγορης ανάγνωσης (Quick Response Code).
2. Οι επισημειώσεις και τα έγγραφα, που δημιουργού-νται βάσει της εφαρμογής του άρθρου 1, τηρούνται σε ηλεκτρονικό μητρώο στην Ενιαία Ψηφιακή Πύλη της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ – Gov.gr).
Άρθρο 8
Ειδικές ρυθμίσεις
Η ηλεκτρονική εφαρμογή της παρούσας διαλειτουργεί με τα αναγκαία πληροφοριακά συστήματα του δημόσιου τομέα μέσω του Κέντρου Διαλειτουργικότητας της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης (Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ.) του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και σύμφωνα με το ισχύον Πλαίσιο Ασφάλειας Πληροφοριακών Συστημάτων της Γ.Γ.Π.Σ.Δ.Δ., την Πολιτική Ορθής Χρήσης των διαδικτυακών υπηρεσιών και τις διατάξεις περί προστασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα.
Άρθρο 9
Επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα – Τεχνικά και Οργανωτικά Μέτρα
1. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης ορίζεται ως υπεύθυνος επεξεργασίας, κατά την έννοια της περ. 7 του άρθρου 4 του Κανονισμού (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (Γενικός Κανονισμός για την Προστασία Δεδομένων – ΓΚΠΔ), για τους σκοπούς της λειτουργίας των εφαρμογών της παρούσας.
2. Το Υπουργείο Ψηφιακής Διακυβέρνησης έχει την υποχρέωση λήψης και διαρκούς τήρησης των κατάλληλων και αναγκαίων τεχνικών και οργανωτικών μέτρων ασφάλειας των διακινούμενων δεδομένων, πληροφοριών και εγγράφων και, κατ’ ελάχιστον, της καταγραφής και παρακολούθησης των προσβάσεων, της διασφάλισης ιχνηλασιμότητας και της προστασίας των διακινούμενων δεδομένων από κάθε παραβίαση, καθώς και από σκόπιμη ή τυχαία απειλή.
Άρθρο 10
Έναρξη ισχύος
Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει από τη δημοσίευσή της στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως
Με διατάξεις του νόμου 5043/2023, δημιουργείται ειδική εφαρμογή στην ΕΨΠ – Gov.gr για την ηλεκτρονική επισημείωση της σφραγίδας της Χάγης (e-Apostille)
Οι σχετικές διατάξεις του νόμου έχουν ως εξής:
Νόμος 5043/2023 – ΦΕΚ τεύχος Α 91/13.04.2023
Ρυθμίσεις σχετικά με τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης α’ και β’ βαθμού – Διατάξεις για την ευζωία των ζώων συντροφιάς – Διατάξεις για το ανθρώπινο δυναμικό του δημοσίου τομέα – Λοιπές ρυθμίσεις του Υπουργείου Εσωτερικών και άλλες επείγουσες διατάξεις
Άρθρο 64
Ηλεκτρονική επισημείωση της Χάγης (e-Apostille)
1. Τα έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ – Gov.gr) σύμφωνα με το άρθρο 27 του ν. 4727/2020 (Α’ 184), λαμβάνουν με ηλεκτρονικό τρόπο (e-Apostille) μέσω ειδικής εφαρμογής της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (ΕΨΠ – Gov.gr) τη σφραγίδα της Χάγης της παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, όπως κυρώθηκε με τον ν. 1497/1984 (Α’ 188).
2. Οι εκτυπώσεις εγγράφων που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης (ΕΨΠ – Gov.gr) και σύμφωνα με το άρθρο 27 του ν. 4727/2020 έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου, επισημειώνονται με τη σφραγίδα της Χάγης της παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961.
3. Με απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης ρυθμίζονται τα ειδικότερα ζητήματα σχετικά με την ηλεκτρονική επισημείωση, την εφαρμογή και τον χρόνο έναρξης της σχετικής διαδικασίας, καθώς και κάθε άλλη λεπτομέρεια για την εφαρμογή του παρόντος.
Με κοινή απόφαση του Υπουργού Ψηφιακής Διακυβέρνησης και του κατά περίπτωση αρμόδιου Υπουργού, ορίζεται ότι οι φορείς που επισημειώνουν με τη σφραγίδα της Χάγης της παρ. 1 του άρθρου 3 της Σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961 δύνανται να το πράττουν και με ηλεκτρονικό τρόπο (e-Apostille) σύμφωνα με το παρόν
Apostille
ΝΟΜΙΜΗ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗ ΞΕΝΟΓΛΩΣΣΩΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ ΣΥΜΦΩΝΑ ΜΕ ΤΗ ΣΥΜΒΑΣΗ ΤΗΣ ΧΑΓΗΣ ΤΗΣ 5-10-1961 ΓΙΑ ΤΗΝ ΚΑΤΑΡΓΗΣΗ ΤΗΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΗΣ ΕΠΙΚΥΡΩΣΗΣ ΑΛΛΟΔΑΠΩΝ ΔΗΜΟΣΙΩΝ ΕΓΓΡΑΦΩΝ, Η ΟΠΟΙΑ ΚΥΡΩΘΗΚΕ ΑΠΟ ΤΗ ΧΩΡΑ ΜΑΣ ΜΕ ΤΟ Ν.1497/1984
• Πιστοποιητικά που εκδίδονται στις χώρες που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, φέρουν την επισημείωση της Σύμβασης της Χάγης (APOSTILLE) από την αρμόδια αλλοδαπή αρχή επί του πρωτοτύπου ξενόγλωσσου εγγράφου και όχι σε μεταφράσεις αυτών.
• Πιστοποιητικά που εκδίδονται στις χώρες που έχουν μεν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης αλλά η χώρα μας έχει εγείρει αντιρρήσεις για την προσχώρησή φέρουν επικύρωση των Ελληνικών προξενικών αρχών στην αλλοδαπή, ως προς το γνήσιο της υπογραφής του αλλοδαπού οργάνου. Η επικύρωση γίνεται στο πρωτότυπο και όχι σε φωτοτυπία.
• Πιστοποιητικά που εκδίδονται στις χώρες που δεν έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, φέρουν επικύρωση των Ελληνικών προξενικών αρχών στην αλλοδαπή ή του Ελληνικού Υπουργείου Εξωτερικών, ως προς το γνήσιο της υπογραφής του αλλοδαπού οργάνου. Η επικύρωση και σε αυτή την περίπτωση γίνεται στο πρωτότυπο και όχι σε φωτοτυπία.
• Σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/1191 τα πρωτότυπα δημόσια έγγραφα που εκδίδονται από τις αρχές Κρατών – Μελών με ημερομηνία έκδοσης 16/02/2019 και εφεξής δεν χρήζουν περαιτέρω επικύρωσης και παρόμοιας διατύπωσης.
• Σύμφωνα με τον Ν. 4231/2014 δεν χρειάζονται περαιτέρω επικυρώσεις τα πιστοποιητικά γέννησης, γάμου ή θανάτου για τη Τουρκία. Οι πράξεις και τα έγγραφα αυτά θα γίνουν αποδεκτά χωρίς επικύρωση ή ισοδύναμη διατύπωση, με την προϋπόθεση ότι θα φέρουν ημερομηνία και υπογραφή ή σφραγίδα της αρμόδιας εκδούσας αρχής του κράτους που τα χορήγησε.
ΘΑ ΒΡΕΙΤΕ ΤΗΝ ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΚΡΑΤΩΝ ΓΙΑ ΤΑ ΟΠΟΙΑ ΑΠΑΙΤΕΙΤΑΙ Η ΣΦΡΑΓΙΔΑ ΤΗΣ ΧΑΓΗΣ (APOSTILLE) ΣΤΟΝ ΑΚΟΛΟΥΘΟ ΣΥΝΔΕΣΜΟ
https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41
Για την ΚΥΠΡΟ όσον αφορά τη χώρα μας, είναι ελεύθερα περαιτέρω επικύρωσης: α. τα δημόσια έγγραφά της και β. τα ιδιωτικά επικυρωθέντα από τις Δημόσιες Αρχές της Κύπρου
Το άρθρο δημοσιεύτηκε πρώτη φορά στον Οδηγό του Πολίτη (odigostoupoliti.eu). Επιτρέπεται η αναδημοσίευση (όχι αυτολεξεί) του περιεχομένου του παρόντος άρθρου, μόνο με αναφορά, με ενεργό σύνδεσμο (link)(https://www.odigostoupoliti.eu), της πηγής προέλευσης
